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© Henry Beiermann / LK V-G 

Änderungen beim Jobcenter: Von der E-Akte über Öffnungszeiten bis zur Anfahrt

Im Jobcenter stehen mit dem neuen Jahr einige Änderungen an. So führt das Jobenter die E-Akte ein, die Anfahrt wird für einige Bürgerinnen und Bürger günstiger gestaltet und die Öffnungszeiten ändern sich.

Jobcenter führt elektronische Akte ein

Im Rahmen der bundesweiten Einführung der elektronischen Akte in allen Jobcentern geht nun auch das Jobcenter Vorpommern-Greifswald Nord den Weg der Neuerung. Ab Ende Februar 2018 werden alle neuen Posteingänge und Dokumente, die Kundinnen und Kunden beim Jobcenter Vorpommern-Greifswald Nord vorlegen, eingescannt, digitalisiert und in einer elektronischen Kundenakte (eAkte) gespeichert. Das bedeutet, dass sowohl die Bearbeitung, Weiterleitung im Haus und Ablage der Post künftig elektronisch von statten gehen.

Die eAkte ist der Weg in ein papierarmes Büro und ein wichtiger Baustein für moderne öffentliche Dienstleistungen. Die eingehenden Dokumente werden überwiegend automatisch der "richtigen" Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiter/innen sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung vorliegt.

Die Vorteile der eAkte: Mit der eAkte können Auskünfte schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf dem Bildschirm verfügbar ist und an verschiedenen Stellen des Jobcenters gleichzeitig aufgerufen werden kann. Auch die Bearbeitungszeiten können damit sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Zudem können der/die betreffende Mitarbeiter/in ohne Zeitverzug auf alle entscheidungserheblichen Daten zugreifen. Um die gewünschte, schnelle Bearbeitung realisieren zu können, werden unsere Kundinnen/Kunden gebeten, Ihre Dokumente möglichst zentralisiert einzureichen (Postkasten und Tresen).

Kopie statt Original ans Jobcenter: Und noch ein wichtiger Hinweis: Für die meisten Kundenanliegen reichen Kopien vollkommen aus. Deshalb sollten lediglich Anträge im Original, alles andere in Kopie eingereicht werden. Kopien können selbständig und kostenfrei im Jobcenter gefertigt werden.

Datenschutz ist wichtig: Der Datenschutz hat eine besondere Bedeutung innerhalb der elektronischen Akte. So werden in der eAkte zukünftig nur die Mitarbeiter/innen Zugriff auf Kundendaten haben, die die Informationen im Rahmen ihrer Aufgabenerledigung benötigen. Mitarbeiter/innen in anderen Abteilungen haben nur dann Zugriff, wenn sie die Daten auch tatsächlich für ihre Aufgabenerledigung brauchen. Vor einem Zugriff von außen, auch durch ein anderes Jobcenter, sind die Daten ebenfalls geschützt. Wichtig für alle, die Post an das Jobcenter Vorpommern-Greifswald Nord schicken: eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch 8 Wochen aufbewahrt und dann datenschutzkonform vernichtet, soweit die Kundinnen/Kunden dem Jobcenter nicht mitgeteilt haben, dass sie die Unterlagen zurückerhalten möchten.

Die elektronische Akte schafft Platz: Die durchschnittliche Kundenakte umfasst oftmals mehrere 100 Seiten. Aus diesem Grund erfolgt auch keine nachträgliche Digitalisierung von Altakten. Bereits jetzt sind die Grenzen der Lagerkapazität erschöpft. Bundesweit lagern derzeit über 5 Milliarden Blatt Papier in den Jobcentern. Täglich würden, ohne die Einführung der eAkte, 1,8 Millionen Blatt hinzukommen.

Hintergrundinformation:
Rechtsgrundlage: Im Januar 2016 hatte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales entschieden, im Rechtskreis SGB II die eAkte als zentrales IT-Verfahren nach § 50 Absatz 3 SGB II einzuführen. 2016 begannen die ersten Jobcenter, die eAkte zu nutzen. Ab Mitte 2018 werden alle 303 Jobcenter, die die BA und Kommunen bzw. Landkreise bundesweit gemeinsam betreiben, das digitale Verfahren anwenden.

 

Veränderte Öffnungszeiten

Ab dem 01.01.2018 hat das Jobcenter Vorpommern-Greifswald Nord einen weiteren Nachmittag in der Woche geöffnet. Darüber hinaus fällt die bisherige Unterscheidung zwischen Sprechzeiten und Öffnungszeiten weg.
Die Geschäftsstellen des Jobcenters in Greifswald, Anklam und Wolgast haben ab 2018 wie folgt geöffnet:

Montag bis Freitag:    08.00 - 12.00 Uhr
Montag und Dienstag 13.30 - 16.00 Uhr
Donnerstag               13.30 - 18.00 Uhr

Kürzere Fahrwege durch Zuständigkeitenwechsel

Die Kundinnen und Kunden des Jobcenters Vorpommern-Greifswald Nord, die in den Gemeinden Schmatzin und Klein Bünzow wohnen, werden die ab dem 01.01.2018 am Standort in Anklam betreut. Hier kommt das Jobcenter dem Wunsch der Kundinnen und Kunden nach, die bisher nach Greifswald fahren mussten, um ihre Anliegen zu klären. Mit dem Wechsel werden die Zuständigkeiten bei Arbeitsagentur und dem Jobcenter vereinheitlicht und für die Kundinnen und Kunden verkürzt sich der Fahrweg.
Bei Fragen sind die Mitarbeiter/innen am Standort Anklam unter den nachfolgenden Kontaktdaten zu erreichen:
Anschrift: Am Pferdemarkt 1, 17389 Anklam
Telefon: Zentrale Rufnummer 03834 435 1000 oder Standort-Rufnummer 03834 435 3000
Fax: 03834 435 3199
Mail: JC-VG-Nord.Anklam@jobcenter-ge.de

 

Weitere Hintergrundinfos:
Immer wieder erfolgt im Jobcenter Vorpommern-Greifswald Nord eine Optimierung hinsichtlich der Kundenbetreuung. Die eintretende Neuerung ist für die Kundinnen/Kunden ein klarer Zugewinn. Zum einen entfallen für sie die bisherigen, doppelten Zuständigkeiten bei der Klärung Ihrer Anliegen, zum anderen haben die Kundinnen/Kunden des Jobcenters bald deutlich kürzere Anfahrtswege und können ihre Ansprechpartner/innen bei Fragen schneller direkt erreichen.

Die Kundinnen/Kunden werden/wurden individuell auf die bevorstehenden Veränderungen hingewiesen. Sie erhalten alle erforderlichen Informationen in einem persönlichen Anschreiben und werden zusätzlich in den Kundengesprächen hierzu beraten. Die externen Partner des Jobcenters Vorpommern-Greifswald Nord werden ebenso über die Neuerungen informiert.